Smarta arbetsgivare behåll 4 olika filer för anställningsrekord
Personaldirektörer av anställningsrekord
En personalfil upprätthålls för varje anställd. Dessa personalfiler innehåller konfidentiella dokument och hanteras och underhålls av personalpersonalen.
Personaldirektorer är de huvudsakliga anställningsrekord som används av arbetsgivaren, arbetstagaren och medarbetarens chef i vissa företag.
I andra - och detta är det rekommenderade tillvägagångssättet är tillgången till anställdens personalfil begränsad till HR och den anställde under tillsyn.
Typiska dokument i en personalfil inkluderar anställningsansökan , en familjeanmälan kontaktformulär, dokumenterad disciplinär handlingshistoria, ett CV, arbetstagarens handbok kvitto anställd avmälan, arbetsgivarens arbetsgivare logga av lakan, den periodiska utvärderingen, jobevaluering eller prestanda utvecklingsplan, utbildningsbevis och närvaro bevis, och aktuell personlig kontaktinformation om varje anställd.
Inte alla personalfiler innehåller samma dokument, men varje personalfil har vissa dokument som är desamma. Dokumentation av anställdas prestation hör inte till personaldokumentet om det inte motiveras disciplinära åtgärder, ett pris eller något annat tecken på enastående prestation.
Sådana dagliga prestationsnoter hör till den fil som cheferna håller för att följa prestanda, mål och bidrag från sina anställda.
Lön filer med anställda poster
Lönefiler upprätthåller även anställningsrekord. Lönefilerna innehåller en historia om arbetstagarens jobb, avdelningar, ersättningsändringar, garneringar, lån och annan information som är nödvändig för att betala en anställd och att hålla en kopia av arbetstagarens ersättningshistorik.
Lönefilen kommer också att innehålla historia av myndighetsformulär som W-2, W-4 och socialt skyddande dokument som fylls i av arbetstagaren. Filen kommer också att innehålla information om personalförmåner och tillstånd att ta ut betalningar från lönecheck för anställda.
Medicinska filer med anställningsrekord
En anställds medicinsk fil upprätthålls också av arbetsgivaren. Medarbetarnas journaler i den medicinska filen är inte tillgängliga för någon, utom personal som utses personal och den anställde vars register finns kvar i filen. Medicinska filer innehåller läkarens anteckningar, FMLA-applikationspapper, information om drogtest, nödvändig fysisk information och annan sådan dokumentation som avser en anställds eller hans familjemedlems medicinska hälsa.
Medicinska filer, på grund av sekretess för anställningsrekord, får högsta möjliga säkerhetskrav och sekretess. Det rekommenderas att de medicinska filerna behålls i låsta filslådor som är låsta i ett rum som inte är tillgängligt för andra anställda än HR-utsedd personal.
I-9-filer med anställningsrekord
I-9-filer har anställda register som upprätthålls för alla anställda i en fil som är skild från andra anställningsrekord.
Arbetsgivare behåller denna anställningsrekord separata från andra anställningsrekord för att upprätthålla anställdas konfidentialitet från tjänstemän och andra enheter som är bemyndigade att granska anställda I-9 .
Att hålla I-9-platserna på ett separat ställe kommer att se till att om du är vald för en Federal I-9-filöversikt, kommer de offentliga medarbetarna inte ha tillgång till andra uppgifter om arbetstagaren eller hennes anställning med din organisation, med undantag för den faktiska I-9 form. Dessa undersökningar ökar varje år så se till att dina anställda har fyllt i I-9 formulär eller du kan bli föremål för böter och eventuellt fängelsetid.
Tillgång till anställningsrekord av anställda
Anställda får se sina anställningsregister genom att kontakta personalen hos personal inom normal kontorstid.
Ingen anställd får ändra eller ta bort något dokument i hans eller hennes register som måste ses i närvaro av en HR-personal.
Du måste ha en anställdspersonalinspektionspolicy i din anställdas handbok och följa det på ett oskäligt sätt med hänsyn till anställdas begäran om att se deras filer.
Om en anställd skickar en skriftlig förfrågan om en kopia av personaldokumentet efter att de lämnar din anställning, måste du skicka dem en kopia.
Ibland kommer du att stöta på en anställd som är misstänkt om vilken typ av anställningsrekord som behålls av deras personalavdelning. Det här är de anställda som mest sannolikt begär en kopia av sina anställdas filer. Återigen, utan diskriminering , göra en kopia av filen och skicka den. (Du kommer sannolikt att få feedback om att arbetstagaren blev förvånad över hur lite dokumentation HR-personalen behöll.)
I vissa jurisdiktioner är det lagligt att debitera arbetstagaren för kostnaden för att duplicera och skicka filen.
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp , eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.