Att ha en etablerad avgångspolicy i förtid hjälper dig att hantera en anställdes avresa på ett positivt och respektfullt sätt.
Läs nedan för råd om att skapa avgångspolitik, samt tips om hur man erkänner en anställds avgång. Läs sedan två provbrev som accepterar en anställds avgång.
Avgångspolicyer
Beroende på företagets storlek kanske du vill överväga att skapa ett system eller en process för hantering av uppsägningsbrev . Att ha en uppsättning politik för uppsägningar kommer att se professionell och sätta både dig och arbetstagaren tillfredsställande.
För många företag är det enkelt att förklara övergångens steg för att skapa generiska lämnar informationspamfletter eller paket för anställda.
När en anställd officiellt avgår, kommer de att titta på dig för att diskutera nästa steg som krävs för att övergången ska bli smidig. Det är ditt ansvar att erbjuda professionella separationstjänster och förklara saker för arbetstagaren som uppsägningskrav , slutbetalning och att fastställa sin senaste anställningsdatum.
Tips för att skriva ett brev som accepterar en avgång
Ett av de första stegen i en bra avgångspolicy är att erkänna att du accepterar en anställdes begäran att avgå. Vanligtvis skickar arbetstagaren dig ett formellt uppsägningsbrev. Du ska då svara med ett formellt brev som accepterar avgången.
Läs nedan för tips om att skriva ett professionellt, formellt brev som accepterar en anställds avgång:
- Använd företagsbrevformat. Eftersom detta är ett professionellt brev, bör du använda företagsbrevformat för ditt brev. I det övre vänstra hörnet av brevet ingår din kontaktinformation, datumet och medarbetarens kontaktuppgifter. Slut bokstaven med din handskriven signatur och ditt namn skrivet nedan.
- Acceptera avgången. Ditt brev ska informera den anställde som du har mottagit och accepterat hans eller hennes avgångsbrev, och det ska tydligt ange sin officiella arbetsdag med företaget.
- Express förståelse. Ditt svar bör indikera att du ångrar att du förlorar arbetstagaren, men du respekterar, förstår och uppskattar det hårda beslutet han eller hon måste göra. Du kan också erbjuda att ge lite hjälp till arbetstagaren. Du kan till exempel erbjuda ett referensbrev för honom eller henne. Detta erbjudande är dock valfritt.
- Föra ett register. Skicka ett brev till arbetstagaren, och håll även en för medarbetarens fil. Du kan behålla brevet själv eller skicka det till ditt personalkontor om du har en. Det gör att du kan hålla en tydlig rekord när arbetstagaren lämnade företaget.
Exempel på brev som accepterar avgång
Följande är två exempel på bokstäver från en chef som accepterar en anställds avgång. Använd dessa exempel för att hjälpa dig skriva ditt eget brev.
Prov nr 1
Ditt namn
Titel
Adress
Stad, Stat, Zip
Datum
Anställd Namn
Adress
Stad, Stat, Zip
Kära förnamn,
Din avgång från din position har blivit accepterad, den 15 maj, 20XX som krävs. Jag har ingen tvekan om att du kommer att fortsätta att utföra dina vanliga höga krav under din återstående tid hos företaget.
Det har varit ett nöje att jobba med dig, och jag önskar er allt bäst i framtiden. Om jag kan ge en referens, tveka inte att fråga.
Vänliga hälsningar,
Handskriven signatur
Typad signatur
Prov nr 2
Ditt namn
Titel
Adress
Stad, Stat, Zip
Datum
Anställd Namn
Adress
Stad, Stat, Zip
Kära Miles,
Det är med stor ånger att jag formellt bekräftar mottagandet av ditt uppsägningsmeddelande den 10 juni.
Din uppsägning har godkänts och efterfrågad är din sista arbetsdag här hos JQB och Sons 30 juni.
Det har varit ett nöje att jobba med dig, och på teamets vägnar skulle jag vilja önska dig det allra bästa i alla dina framtida insatser. Inkluderat med detta brev finns ett informationspaket med detaljerad information om avgångsprocessen. Om du har ytterligare frågor, tveka inte att kontakta kontoret. Tack igen för din positiva attityd och hårt arbete alla dessa år.
Med vänliga hälsningar,
Handskriven signatur
Typad signatur
ytterligare information
Avgångsbrev
Hur man avgår
Hur man säger farväl
Uppsägning gör och gör inte