Steg för steg till ett Performance Management System
Trots allt, hur många personer i din organisation vill höra att de var mindre än perfekta förra året? Hur många chefer vill möta argumenten och minskad moral som kan bero på prestationsbedömningsprocessen ?
Hur många handledare känner att deras tid används bra professionellt för att dokumentera och ge bevis för att stödja deras feedback - hela året? Dessutom kan de viktigaste resultaten för prestationsbedömningen, från varje persons arbete, inte definieras eller mätas i ditt nuvarande arbetssystem. Gör utvärderingssystemet ett steg svårare att hantera och knyta medarbetarens löneökning till deras numeriska betyg .
Om det verkliga målet för prestationsbedömningen är personalutveckling och organisatorisk förbättring, överväg att flytta till ett prestationshanteringssystem . Fokusera på vad du verkligen vill skapa i din organisation - prestationshantering och utveckling.
Som en del av det systemet vill du använda denna checklista för att styra din deltagande i prestationshanterings- och utvecklingsprocessen. Du kan också använda denna checklista för att hjälpa dig i en mer traditionell prestationsbedömningsprocess.
Om du följer denna checklista är jag övertygad om att du kommer att erbjuda ett prestationshanterings- och utvecklingssystem som avsevärt förbättrar utvärderingsprocessen du för närvarande hanterar. Personalen kommer att känna sig bättre om att delta och prestationshanteringssystemet kan även påverka resultatet positivt.
Förberedelse och planering för resultathantering
Mycket arbete satsas i fronten för att förbättra en traditionell utvärderingsprocess för anställda. Faktum är att chefer kan känna sig som om den nya processen är för tidskrävande.
När grunden för utvecklingsmål är på plats, minskar tiden för att administrera systemet. Var och en av dessa steg tas med medarbetarens deltagande och samarbete, för bästa resultat.
Prestationshantering och utveckling i det allmänna arbetssystemet
- Definiera syftet med jobbet , arbetsuppgifterna och ansvaret .
- Definiera prestationsmål med mätbara resultat.
- Definiera prioriteten för varje jobbansvar och mål.
- Definiera prestandanormer för viktiga komponenter i jobbet.
- Håll delårsdiskussioner och ge feedback om anställdas prestation, helst dagligen, sammanfattas och diskuteras, åtminstone kvartalsvis. (Ge positiv och konstruktiv feedback.)
- Upprätthålla en rekord av prestanda genom kritiska incidentrapporter. (Jot noterar om bidrag eller problem under kvartalet, i en anställd fil .)
- Ge möjlighet till bredare feedback. Använd ett 360-graders prestationsåterkopplingssystem som innehåller feedback från medarbetarens kamrater, kunder och personer som kan rapportera till honom.
- Utveckla och administrera en coaching- och förbättringsplan om arbetstagaren inte uppfyller förväntningarna.
Omedelbar förberedelse inför mötesplanen för utveckling av prestanda
- Planera mötet Prestationsutvecklingsplanering (PDP) och definiera förarbetet med medarbetaren för att utveckla Prestationsutvecklingsplanen (PDP) .
- Medarbetaren granskar personliga prestanda, dokumenterar självbedömnings kommentarer och samlar in nödvändig dokumentation , inklusive 360-graders återkopplingsresultat , när det är tillgängligt.
- Handledaren förbereder PDP-mötet genom att samla in data, inklusive arbetsrekord, rapporter och inmatningar från andra som är bekanta med personens arbete.
- Båda undersöker hur arbetstagaren utför alla kriterier och tänker på områden för potentiell utveckling.
- Utveckla en plan för PDP-mötet som innehåller svar på alla frågor om prestandautvecklingsverktyget med exempel, dokumentation och så vidare.
Prestationsutvecklingsprocessen (PDP) möte
- Upprätta en bekväm, privat miljö och rapport med personalen.
- Diskutera och komma överens om målet med mötet, att skapa en prestationsutvecklingsplan .
- Medarbetaren diskuterar de framsteg och framsteg som han har uppnått under kvartalet.
- Medarbetaren identifierar sätt på vilka han vill vidareutveckla sin professionella prestation, inklusive utbildning, uppdrag, nya utmaningar och så vidare.
- Handledaren diskuterar resultatet för kvartalet och föreslår hur personal kan vidareutveckla sin prestation.
- Lägg till handledarens tankar på arbetstagarens utvalda områden av utveckling och förbättring.
- Diskutera områden av överenskommelse och meningsskiljaktighet och nå överens.
- Undersök jobbansvar för det kommande kvartalet och i allmänhet.
- Samtycka till standarder för prestanda för de viktigaste arbetsansvaren.
- Ställ in mål för kvartalet.
- Diskutera hur målen stöder uppnåendet av organisationens affärsplan, avdelnings mål och så vidare.
- Enas om en mätning för varje mål.
- Anta att prestanda är tillfredsställande, upprätta en utvecklingsplan med personalen som hjälper honom att växa professionellt på sätt som är viktiga för honom.
- Om prestanda är mindre än tillfredsställande, utveckla en skriftlig förbättringsplan och planera mer frekventa återkopplingsmöten . Påminn arbetstagaren om konsekvenserna i samband med fortsatt dålig prestanda .
- Handledaren och medarbetaren diskuterar medarbetarnas återkoppling och konstruktiva förslag till handledaren och avdelningen.
- Diskutera allt annat som handledaren eller medarbetaren skulle vilja diskutera, förhoppningsvis, upprätthålla den positiva och konstruktiva miljön som hittills upprättats under mötet.
- Underteckna ömsesidigt prestandautvecklingsverktyget för att indikera diskussionen har ägt rum.
- Avsluta mötet på ett positivt och stödjande sätt. Handledaren uttrycker förtroende för att arbetstagaren kan genomföra planen och att handledaren är tillgänglig för stöd och hjälp.
- Ange en tidsram för en formell uppföljning, i allmänhet kvartalsvis.
Efter prestationsutvecklingsprocessen möte
- Om en prestationsförbättringsplan var nödvändig , följ upp på de angivna tiderna.
- Uppföljning av resultatåterkoppling och diskussioner regelbundet under kvartalet. (En anställd borde aldrig bli förvånad över innehållet i återkoppling vid mötesutvecklingsmötet.)
- Handledaren behöver hålla sina åtaganden i förhållande till den överenskomna utvecklingsplanen, inklusive tid som behövs från jobbet, betalning för kurser, överenskommelse om arbetsuppgifter och så vidare.
- Handledaren behöver reagera på feedback från avdelningsmedlemmar och låta medarbetarna veta vad som har förändrats, baserat på deras feedback.
- Vidarebefordra lämplig dokumentation till Human Resources Office och behåll en kopia av planen för enkel åtkomst och hänvisning.