Personalassistent Övergripande arbetsbeskrivning med primärtjänst
Personalassistenten hjälper till med administrationen av den dagliga verksamheten för personalfunktioner och uppgifter. HR-assistenten utför ansvarsområden i vissa eller alla följande funktionella områden: avdelningsutveckling, HRIS, anställningsrelationer, utbildning och utveckling, förmåner, ersättning, organisationsutveckling, verkställande administration och sysselsättning.
HR-assistenten har delansvar för dessa områden:
- rekrytering och personallogistik;
- prestationshantering och förbättringsspårningssystem;
- Personalorientering, utveckling och utbildningslogistik och rekordhantering;
- hjälpa till med anställdas relationer
- företagsövergripande kommittéförenkling och deltagande
- Företagsmedarbetarkommunikation;
- kompensation och förmåner administration och registrering
- Medarbetarnas säkerhet, välfärd , hälso- och hälsoproblem och
- anställda tjänster;
- upprätthålla anställningsfiler och HR-arkiveringssystemet;
- hjälpa till med den dagliga effektiva driften av HR-kontoret.
Personalassistenten bidrar till att uppnå mänskliga resurser och mål som kommer att ge en medarbetarorienterad, högpresterande kultur som betonar bemyndigande, kvalitet, produktivitet och standarder, måluppfyllelse och rekrytering och pågående utveckling av en överlägsen personalstyrka.
Personalassistenten hjälper till med genomförandet av tjänster, policyer och program genom HR-personal. HR-assistenten rapporterar också till HR-chefen som assistenten hjälper till att uppfylla sitt ansvar. HR-assistenten hjälper också företagsledare med HR-frågor.
Primärt mål:
- Arbetskraftens säkerhet.
- Utveckling av en överlägsen personalstyrka.
- Utveckling av personalavdelningen.
- Utveckling av en medarbetarorienterad företagskultur som betonar kvalitet, kontinuerlig förbättring och hög prestanda.
- Personlig pågående utveckling.
De viktigaste områdena för vilka en typisk HR-assistent är ansvarig framhävs här samt mer specifika uppgifter inom varje ansvarsområde.
Utveckling av personalavdelningen
- Administrerar program, rutiner och riktlinjer för att anpassa arbetsstyrkan till de strategiska målen för företaget.
- Delta i att utveckla avdelningsmål, mål och system .
- Hjälper med spårningen av avdelningar och företagsmätningar som stöder uppnåendet av företagets strategiska mål.
- Förbereder och upprätthåller rapporter som är nödvändiga för att utföra funktionerna inom personalavdelningen. Förbereder periodiska rapporter för hantering, som behövs eller begärs.
- Delta i administrativa personalmöten och närvara vid andra möten och seminarier efter behov och att representera avdelningen.
Human Resources Information Systems (HRIS)
- Håller HRIS-databasen och genererar schemalagda eller begärda rapporter för att hjälpa hanteringen.
- Uppdateringar anställd telefonkatalog och företagsorganisation diagram . Upprätthåller en databas med kontaktinformation för anställda.
- Periodiskt granskar databasen för att säkerställa noggrannhet.
- Hjälper till utveckling och uppdatering av sektorn Human Resources på webbplatsen.
- Håller anställningsuppgifterna aktuella genom att behandla anställdas statusändringar i tid.
- Håller personalfiler i enlighet med gällande lagkrav.
Förvaltningsförmåner
- Genomför förmånsorientering och annan förmånsutbildning, efter behov.
Bearbetar inskrivningar, förändringar och uppsägningar av deltagare i alla förmånsplaner och program.
- Avstämmer månatliga faktureringsdeklarationer mot löneavdrag.
- Bistår medarbetare med eventuella problem eller problem med förmånskrav.
- Administrerar de dagliga transaktionerna i 401 (k) -planen och behandlar anställningslån och ansökningar.
Träning och utveckling
- Schemalägger deltagarna i träningssessioner.
- Spårar deltagare och träningsrekord.
- Inför träningsposter i en databas och behåller den.
- Spårar genomförandet av de anställdas prestationsutvecklingsplaner (PDP) .
- Spårar uppnåendet av PDP-mål.
Sysselsättning
- Annonserar anställningsansökningar först, internt, och sedan externt i enlighet med företagsrekryteringspolicy. Hanterar logistiken i rekryteringsprocessen.
- Skriver tidningsklassificerade annonser och publicerar annonser på Internet på platser som är lämpliga för den öppna positionen, inklusive arbetsförmedlingar, college karriärtjänster kontor, yrkesorganisationer och på företagets hemsida.
- Sorter och recensioner återupptas när de anländer dagligen. Hanterar flödet av pappersapplikationer och hanterar rekryteringsbrevlåda. Ger den första översynen av CV. Håller ett arkivsystem som behåller kvalificerade applikationer i ett år.
- Schemalägger intervjuer för anställningschefen och Human Resources. Schemalägger ytterligare intervjuer efter behov.
- Mails ut kandidatens erbjudande brevpaket som begärts och spår tillbaka.
- Se till att arbetsytan, datorn och annan utrustning, brevlåda och lämplig installerad programvara är redo för den nya medarbetarens startdag.
- Genomför ny personalorientering .
- Förbereder pappersarbete som krävs för nya anställningar och etablerar personalfil.
- Hjälper anläggningen och frontkontoret med tillfälligt personalbehov genom att kontakta och arbeta med Temporary Staffing Agency.
- Genomför tillfällig anställningsorientering, skapar tidsmärken och spårar nuvarande tillfälliga anställdas närvaro.
- Faxar tidskrifter till tillfälligt bemanningsbyrå varje vecka för lönebearbetning.
Anställningsrelationer
- Hjälper till utveckling och genomförande av en anställdshandbok och ny personalpolicy och rutiner.
- Filer alla rapporter om överensstämmelse med staten och den federala regeringen, inklusive EEO-1-rapporten.
- Hjälper med genomförandet och spårningen av företagsäkerhets- och hälsoprogram.
Ersättning
- Är utbildad i och regelbundet praxis säkerhetskopierar redovisning och lön.
- Delta i minst en lönundersökning per år.
Organisationsutveckling
- Delta i olika utskott för att ge HR-stöd och att övervaka aktiviteter och slutföra mål.
- Deltar i planering och genomförande av olika anställningsrelationer och anställningsnöjdhetsinitiativ.
Executive Administration
- Sorterar post och fax; distribuerar till personliga brevlådor.
- Hjälper med styrelsemöten: skapar styrelsepaket, träffar och hälsar kommande styrelseledamöter, beställer luncher, gör reservationer.
- Konsoliderar och skickar ut veckovisa ledningsrapporter till chefer.
- Koordinerar reseplaner och andra arrangemang efter behov.
- Beställer blommor och kort för anställda för händelser som sjukdom, död i familj, födelse, examen och så vidare.
- Skaffar VISA och pass för anställda som behöver resa utomlands.
Ytterligare
- Antag andra uppgifter som tilldelats av HR-direktören eller verkställande direktören.
För att kunna utföra arbetet med Human Resources Assistant framgångsrikt måste en individ kunna fullgöra varje väsentligt ansvar på ett tillfredsställande sätt. Dessa krav är representativa, men inte allomfattande, av kunskap, skicklighet och förmåga som krävs av företaget Human Resources Assistant.
Personalassistentkrav
Rimligt boende kan göras för att göra det möjligt för personer med funktionshinder att utföra dessa väsentliga funktioner.
- Utmärkt datorkunskaper, inklusive Word och Excel i en Microsoft Windows-miljö.
- Effektiva muntliga och skriftliga kommunikationsförmåga.
- Allmän kunskap om olika arbetslagar och arbetssätt.
- Erfarenhet av administration av förmåner och andra HR-program.
- Utmärkt interpersonella färdigheter.
- Färdigheter i databashantering och arkivering.
- Kunna uppvisa en hög konfidentialitetsnivå .
- Utmärkt organisatoriska färdigheter.
- Måste identifiera och lösa problem i tid.
- Måste samla och analysera information skickligt.
Fysiska krav på HR-assistentens jobb
Dessa fysiska krav är representativa för de fysiska krav som krävs för att en anställd framgångsrikt kan utföra de viktigaste funktionerna hos personalassistentens jobb. Rimligt boende kan göras för att personer med funktionshinder ska kunna utföra de beskrivna väsentliga funktionerna hos personalassistentens jobb.
Medan ansvaret för personalassistentens jobb utförs måste arbetstagaren prata och höra. Arbetstagaren är ofta skyldig att sitta och använda sina händer och fingrar, att hantera eller känna och manipulera nycklar på ett tangentbord.
Medarbetaren är ibland skyldig att stå, gå, nå med armar och händer, klättra eller balansera och böja, knäböj, krypa eller krypa.
Visionsförmåga som krävs för detta jobb inkluderar nära vision.
Arbetsmiljö för HR-assistentens jobb
Under arbetet med personalassistentens jobb är dessa arbetsmiljöegenskaper representativa för miljön som personalassistenten kommer att stöta på. Rimligt boende kan göras för att personer med funktionshinder ska kunna utföra de viktigaste funktionerna i personalassistentens jobb.
Under arbetet med detta jobb utsätts arbetstagaren ibland för att flytta mekaniska delar och fordon. Bullernivån i arbetsmiljön är vanligtvis tyst till måttlig.
Slutsats
Denna arbetsbeskrivning är avsedd att ge information som är nödvändig för att förstå omfattningen av personalassistentens ställning och det är inte tänkt att vara en uttömmande lista över kompetenser, ansträngningar, uppgifter, ansvarsområden eller arbetsvillkor som är kopplade till positionen.
Utbildning och erfarenhet
- En kandidatexamen krävs.
- Ett till två års generell affärserfarenhet, erfarenheter av personalfrågor föredras.
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land.
Snälla söka juridisk hjälp , eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.